Chi phí cố định (Fixed Cost) đề cập đến các khoản chi phí không thay đổi, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ

Nếu bạn là người kinh doanh, có thể đã nhiều lần bạn tự hỏi — tại sao chi phí của tôi không giảm dù tôi sản xuất ít hơn? Phần lớn là do có thứ gọi là chi phí cố định (Fixed Cost), tức là dù doanh nghiệp của bạn dừng hoạt động hay hoạt động hết công suất thì những khoản chi này vẫn phải trả vì đó là các khoản phí bắt buộc phát sinh hàng tháng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ chi phí cố định là gì, có những loại nào và tại sao chúng lại là yếu tố cốt lõi trong quản lý chi phí doanh nghiệp hiện nay.

Chi phí cố định là gì và tại sao lại quan trọng trong quản lý tài chính

Chi phí cố định (Fixed Cost) là các khoản chi phí kinh doanh không thay đổi bất kể bạn sản xuất, bán hàng hay hoạt động như thế nào trong một khoảng thời gian nhất định. Dù nhà máy của bạn hoạt động 24 giờ hay đóng cửa thì tiền thuê nhà vẫn phải trả đều đặn, lương quản lý không đổi, lãi vay vẫn tiếp tục chảy.

Đối với những người đã có kinh nghiệm, chi phí cố định chính là vấn đề của “khủng hoảng dòng tiền” — khi doanh số giảm sút nhưng hóa đơn vẫn đến vì bạn vẫn phải trả các chi phí cố định này. Hiểu rõ chi phí nào là không đổi sẽ giúp bạn lên kế hoạch tài chính và xác định mức lợi nhuận tối thiểu cần đạt để duy trì hoạt động kinh doanh.

Đặc điểm nổi bật của chi phí cố định mà nhà quản lý cần biết

Chi phí cố định có hai đặc điểm chính:

Thứ nhất: Không biến động theo khối lượng sản xuất Dù bạn sản xuất 100 hay 1.000 đơn vị, tiền thuê đất vẫn như cũ, vì chi phí cố định không phụ thuộc vào hoạt động sản xuất. Do đó, việc giảm chi phí này đòi hỏi các quyết định chiến lược như chuyển địa điểm hoặc điều chỉnh cơ cấu nhân sự.

Thứ hai: Ảnh hưởng đến kế hoạch tài chính và định giá Vì chi phí cố định sẽ tồn tại bất kể điều gì xảy ra, việc đặt giá bán cần đủ cao để bù đắp cả chi phí cố định lẫn chi phí biến đổi, đồng thời vẫn tạo ra lợi nhuận. Các công ty quản lý tốt chi phí cố định thường dễ dàng sinh lợi hơn vì khi doanh số tăng, chi phí cố định trên mỗi đơn vị (chi phí cố định trung bình) sẽ giảm xuống.

Các loại chi phí cố định và ví dụ thực tế cho chủ doanh nghiệp

Chi phí cố định là các khoản chi phát sinh theo hợp đồng hoặc nghĩa vụ dài hạn. Dưới đây là các khoản mà hầu hết các doanh nghiệp đều phải đối mặt:

Tiền thuê nhà và đất Nhà xưởng, văn phòng, kho chứa hàng — tất cả đều phải trả theo hợp đồng, bất kể mức độ sử dụng.

Lương và phúc lợi nhân viên Lương cố định của nhân viên quản lý, nhân viên kế toán hoặc nhân viên hành chính — họ nhận lương theo hợp đồng.

Chi phí bảo hiểm doanh nghiệp Bảo hiểm nhà xưởng, xe cộ, trách nhiệm dân sự — các khoản này trả hàng năm để phòng tránh rủi ro.

Khấu hao thiết bị và máy móc Trong kế toán, khấu hao được trích đều giảm chi phí hàng năm, bất kể máy móc có hoạt động hay không.

Lãi vay ngân hàng Nếu doanh nghiệp vay vốn, phải trả lãi liên tục theo hợp đồng vay.

Phí bảo hiểm y tế cho nhân viên Nhiều công ty chi trả phí bảo hiểm y tế cho nhân viên, coi đó là chi phí cố định hàng tháng.

Chi phí dịch vụ công cộng (tùy hợp đồng) Một số doanh nghiệp có mức phí điện, nước tối thiểu hàng tháng, dù sử dụng ít hay nhiều.

Chi phí biến đổi (Variable Cost) khác gì so với chi phí cố định

Trong khi chi phí cố định khá “bị ràng buộc”, thì chi phí biến đổi (Variable Cost) là các khoản chi thay đổi theo khối lượng sản xuất. Khi bạn sản xuất nhiều hơn, chi phí biến đổi tăng theo; khi sản xuất ít đi, chi phí này giảm xuống.

Ví dụ về chi phí biến đổi:

• Nguyên vật liệu và linh kiện — để sản xuất 100 đơn vị, bạn cần mua 100 đơn vị nguyên liệu.
• Lương trực tiếp cho công nhân sản xuất — công nhân được trả theo giờ hoặc theo số sản phẩm làm ra.
• Chi phí năng lượng (một phần) — điện dùng để làm lạnh kho hàng, tăng theo số lượng hàng hóa.
• Chi phí đóng gói và vận chuyển — gửi nhiều hàng hơn thì chi phí đóng gói, vận chuyển cũng tăng.
• Hoa hồng bán hàng — đội ngũ bán hàng nhận hoa hồng theo doanh số.

Sự khác biệt này rất quan trọng vì khi doanh số giảm, bạn có thể cắt giảm chi phí biến đổi (giảm sản xuất, mua ít nguyên liệu hơn), nhưng chi phí cố định vẫn còn đó, gây áp lực lớn hơn.

Phân tích tổng chi phí: những thuật ngữ doanh nghiệp cần biết để ra quyết định sáng suốt

Hiểu rõ chi phí cố định và chi phí biến đổi không chỉ để yên tâm mà còn để ra quyết định kinh doanh đúng đắn. Khi cộng các khoản này lại, bạn sẽ có chi phí tổng (Total Cost) — công cụ để đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Lợi ích của phân tích chi phí tổng:

• Đặt giá bán: Cần biết chi phí tổng trên mỗi đơn vị để xác định mức giá có lợi nhuận.
• Tiết kiệm chi phí: Hiểu rõ chi phí cố định chiếm bao nhiêu, có thể thúc đẩy bạn tăng doanh số để giảm chi phí cố định trung bình trên mỗi đơn vị.
• Quyết định đầu tư: Nếu dự định mua máy móc mới (tăng chi phí cố định), cần tính xem có giúp giảm chi phí biến đổi đủ để bù đắp hay không.
• Tính điểm hòa vốn (Break-even): Cần bán bao nhiêu đơn vị để tổng doanh thu bằng tổng chi phí.
• Điều chỉnh hướng đi của doanh nghiệp: Nếu chi phí cố định quá cao, có thể xem xét thay đổi mô hình kinh doanh hoặc điều chỉnh đặc tính sản phẩm.

Điểm hòa vốn (Break-even): bí quyết vận hành doanh nghiệp

Khi đã biết chi phí cố định và chi phí biến đổi, bước tiếp theo là xác định điểm hòa vốn (Break-even point) — tức là mức doanh số mà doanh thu bằng tổng chi phí, không lãi cũng không lỗ.

Việc tính điểm hòa vốn giúp bạn:

• Biết cần bán bao nhiêu để không bị lỗ
• Lập kế hoạch doanh thu phù hợp với chi phí cố định
• Đánh giá khả năng thành công của doanh nghiệp

Càng nhiều chi phí cố định, điểm hòa vốn càng cao, nghĩa là bạn phải bán nhiều hơn để có lợi nhuận. Đó là lý do tại sao các doanh nghiệp có chi phí cố định cao (như khách sạn, rạp chiếu phim) phải tăng lượng khách để sinh lợi.

Các kỹ thuật giảm và quản lý chi phí cố định một cách thông minh

Không có nghĩa là chi phí cố định không thể giảm, dù khó hơn so với chi phí biến đổi. Dưới đây là một số cách:

Duy trì tiết kiệm

• Thương lượng lại giá thuê — khi hợp đồng sắp hết hạn, đàm phán để giảm giá thuê.
• Điều chỉnh cơ cấu lương — một số doanh nghiệp chuyển sang trả lương theo hiệu quả công việc (biến đổi) thay vì lương cố định.
• Hợp đồng ngắn hạn — thay vì ký hợp đồng dài hạn, ký nhiều hợp đồng ngắn để linh hoạt hơn.

Tối ưu hóa hiệu quả

• Chia sẻ không gian làm việc (co-working space) — thuê chung không gian để giảm chi phí thuê.
• Khuyến khích làm việc từ xa — giảm diện tích văn phòng, tiết kiệm chi phí thuê, điện, nước.
• Loại bỏ các phúc lợi không cần thiết — xem xét các khoản bảo hiểm, dịch vụ không thực sự cần thiết.

Tóm lại: Chi phí cố định là người bạn trung thành cần hiểu rõ

Chi phí cố định (Fixed Cost) là các khoản chi không thay đổi bất kể hoạt động của doanh nghiệp ra sao. Nó giống như hợp đồng dài hạn — bạn phải trả đều đặn dù kết quả có ra sao.

Hiểu rõ chi phí cố định và chi phí biến đổi không chỉ là chuyện kế toán mà còn là khả năng đánh giá xem “doanh nghiệp của tôi có thể sinh lợi không”, “tôi cần bán bao nhiêu để không lỗ”, “có nên đầu tư hay không”. Khi biết chi phí cố định tiêu tốn bao nhiêu và điểm hòa vốn nằm ở đâu, bạn đã sẵn sàng ra quyết định kinh doanh một cách hợp lý và xây dựng thành công lâu dài.