Các ngân hàng không cung cấp dịch vụ lập hóa đơn đang bỏ lỡ cơ hội cho doanh nghiệp nhỏ

Các doanh nghiệp nhỏ ngày càng dựa vào fintech không chỉ để chấp nhận thanh toán mà còn để quản lý cách và thời điểm họ nhận được tiền. Hóa đơn—trước đây là một phần hậu trường sau suy nghĩ—đã trở thành một phần cốt lõi của trải nghiệm thanh toán. Vì các công cụ lập hóa đơn có thể phức tạp để xây dựng và duy trì, các chủ doanh nghiệp thường bị cám dỗ tìm đến PayPal hoặc Square cho dịch vụ này.

Tuy nhiên, chính các ngân hàng mới là những đối tượng phù hợp nhất để cung cấp dịch vụ lập hóa đơn. Trong Khoảng cách lập hóa đơn: Làm thế nào doanh nghiệp nhỏ nhận được thanh toán, và tại sao ngân hàng lại bỏ lỡ, Ian Benton, Chuyên viên phân tích cao cấp về Ngân hàng số tại Javelin Strategy & Research, xem xét cách nhiều ngân hàng đang bỏ lỡ cơ hội bằng cách không xây dựng và tiếp thị khả năng quan trọng này cho khách hàng doanh nghiệp nhỏ của họ. Cuối cùng, các ngân hàng bắt đầu nhận ra rằng nếu không có các công cụ lập hóa đơn, họ có nguy cơ mất sự gắn kết—và cuối cùng là các mối quan hệ—ở các lĩnh vực khác của doanh nghiệp.

Những gì doanh nghiệp cần từ lập hóa đơn

Việc cung cấp dịch vụ lập hóa đơn không đơn giản chỉ là tạo ra một mẫu thanh toán cơ bản. Một doanh nghiệp cần có khả năng lưu trữ sản phẩm và dịch vụ trong cơ sở dữ liệu, quản lý thông tin và liên lạc với khách hàng, thiết lập thanh toán định kỳ, và tùy chỉnh thiết kế hóa đơn. Xây dựng và duy trì các khả năng này là một nhiệm vụ nặng nề đối với các chủ doanh nghiệp đã và đang tập trung vào vận hành và phát triển doanh nghiệp của họ.

Với các hóa đơn giấy truyền thống, một trong những thất vọng lớn nhất của các doanh nghiệp nhỏ là gửi hóa đơn rồi không nhận được phản hồi gì thêm. Khách hàng của họ thường cung cấp cho các tập đoàn lớn, tạo ra sự mất cân bằng quyền lực khiến việc thúc giục thanh toán đúng hạn trở nên khó khăn.

“Đây là một tình huống điển hình,” Benton nói. “Điều quan trọng nhất là có thể theo dõi trạng thái của hóa đơn, trạng thái của khoản thanh toán, liên hệ với khách hàng, và gửi nhắc nhở.”

Cùng lúc đó, lập hóa đơn không phải lúc nào cũng cần phải là một quá trình phức tạp. Đối với nhiều doanh nghiệp, tất cả những gì cần là một yêu cầu thanh toán đơn giản—đặc biệt là cho các giao dịch một lần hoặc dịch vụ hàng tháng dự đoán trước. Trong các tình huống mà các khoản thanh toán lặp đi lặp lại và doanh nghiệp đã có mối quan hệ rõ ràng với khách hàng, một bộ đầy đủ các tính năng lập hóa đơn có thể là không cần thiết.

“Đó là lý do tại sao chúng tôi nói về việc làm một dạng lập hóa đơn nhẹ,” Benton nói. “Tôi nghĩ sẽ rất hữu ích khi kết nối điều đó với Zelle, vì nhiều mối quan hệ sẽ là với những người mà bạn đã biết rõ. Đó là nơi mà thanh toán qua Zelle sẽ hợp lý.”

Lập hóa đơn: Một tài sản chưa được khai thác của ngân hàng

Quá nhiều ngân hàng không nỗ lực mạnh mẽ để thu hút khách hàng vào quy trình lập hóa đơn—nếu họ có cung cấp nó. Chase cung cấp dịch vụ này, US Bank cung cấp cho các thương nhân, và TD cùng Citizens cung cấp qua Autobooks. Autobooks cung cấp dịch vụ lập hóa đơn như một hệ thống hoàn chỉnh, giúp các nhà bán lẻ dễ dàng tiếp cận hơn nhưng ít kiểm soát hơn về trải nghiệm khách hàng. Ngoài việc cung cấp dịch vụ, các ngân hàng cần phải chiến lược hơn trong cách họ bán giá trị và định vị lập hóa đơn trong các dịch vụ ngân hàng số rộng lớn hơn của họ.

“Nhiều chủ doanh nghiệp thậm chí còn không nhận ra rằng ngân hàng của họ có thể cung cấp dịch vụ lập hóa đơn,” Benton nói. “Nhưng họ sẽ thấy rất hữu ích, đặc biệt là trên điện thoại di động, nếu bạn nói, ‘Này, chúng tôi có thể giúp bạn tạo hóa đơn trong năm phút, bạn có thể chấp nhận thanh toán miễn phí ngay lập tức qua Zelle hoặc thanh toán bằng thẻ nếu muốn.’”

Việc truyền đạt giá trị của việc chuyển khách hàng từ giấy sang điện tử vẫn là một thách thức đối với nhiều ngân hàng. Tuy nhiên, việc chuyển khách hàng đã sử dụng Square để lập hóa đơn hoặc PayPal sang dịch vụ lập hóa đơn có thể dễ dàng hơn để giải thích và biện minh.

“Với Square hoặc PayPal, khi bạn nhận được thanh toán, tiền của bạn nằm trong tài khoản đó,” Benton nói. “Mất vài ngày để chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng thực sự của bạn và có thể truy cập. Bằng cách tập trung tất cả trong ngân hàng của bạn, doanh nghiệp có thể truy cập ngay lập tức vào quỹ của mình. Và ngân hàng có thể nói, ‘Này, chúng tôi có thể tập hợp tất cả các hóa đơn của bạn, tất cả khách hàng của bạn ở một nơi.’”

Một chất gây nghiện

Các ngân hàng chưa phát triển các công cụ này có nguy cơ thấy khách hàng của họ chuyển sang Square hoặc PayPal. Khi họ làm vậy, họ sẽ nhận ra rằng các fintech này cũng cung cấp chấp nhận thẻ, vay vốn và tài khoản kiểm tra cho doanh nghiệp nhỏ. Benton so sánh lập hóa đơn như một chất gây nghiện.

Tuy nhiên, đối với các ngân hàng, lập hóa đơn mở ra nhiều cơ hội hơn nữa để cung cấp cho khách hàng doanh nghiệp. Lợi thế lớn nhất của chiến lược lập hóa đơn đối với doanh nghiệp nhỏ là khả năng tích hợp vào dòng tiền, điều này rất cần thiết cho phân tích và dự báo. Các ngân hàng có vị trí tốt để hỗ trợ điều này, nhưng để cung cấp dự báo dòng tiền có ý nghĩa, họ cần có khả năng nhìn thấy tất cả các hóa đơn chưa thanh toán và ngày dự kiến thanh toán của chúng.

Lập hóa đơn cũng có thể là một động lực mạnh mẽ để khách hàng nâng cấp từ tài khoản cá nhân lên tài khoản doanh nghiệp.

“Nếu bạn là người tiêu dùng hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ hoạt động trên tài khoản cá nhân, bạn thực sự cần phải chứng minh lý do để chi tiêu 15 hoặc 20 đô la mỗi tháng cho tài khoản doanh nghiệp,” Benton nói. “Khả năng lập hóa đơn cho khách hàng và chấp nhận thanh toán ngay lập tức rất có giá trị.”

Một sản phẩm quan trọng khác là factoring truyền thống, liên quan đến bán hóa đơn cho bên thứ ba với giá chiết khấu để đổi lấy tiền mặt ngay lập tức. Nếu ngân hàng có quyền truy cập vào các hóa đơn của doanh nghiệp, họ có thể cung cấp một sản phẩm vay dựa trên các khoản phải thu đó.

Đi xa hơn

Việc có sẵn giải pháp lập hóa đơn trên điện thoại di động là rất quan trọng. Các doanh nghiệp như nhà thầu, dịch vụ sửa cửa garage, hoặc công ty cảnh quan chủ yếu hoạt động ngoài văn phòng. Những chuyên gia này cần có khả năng tạo hóa đơn ngay lập tức, trình bày cho khách hàng ngay lập tức, và yêu cầu thanh toán qua Zelle hoặc bằng thẻ. Cung cấp khả năng này mang lại giá trị cho các doanh nghiệp hoạt động ngoài môi trường văn phòng truyền thống.

“Các doanh nghiệp ưu tiên tính linh hoạt trong thanh toán và khả năng theo dõi hơn là các tính năng nâng cao, đó là lợi thế tiềm năng của ngân hàng,” Benton nói. “Các ngân hàng hỗ trợ nhiều tùy chọn—from yêu cầu thanh toán đến quản lý khoản phải thu—sẽ có cơ hội thu hút sự gắn kết và duy trì tính phù hợp khi nhu cầu của khách hàng thay đổi.”