¿Qué es un remittance slip?

¿Qué es un remittance slip?

Un remittance slip, también conocido como remittance advice, es un documento informativo de pago que acompaña o sigue a un pago realizado para ayudar al receptor a identificar, conciliar y registrar correctamente los fondos recibidos. No inicia ni ejecuta una transferencia. Su función es explicar el contexto de un pago que ya ha sido enviado a través de un banco, red de pagos o plataforma financiera.

Definición: Un remittance slip (remittance advice) es un documento que explica el motivo de un pago para que el receptor pueda conciliarlo y registrarlo.

En la práctica bancaria y contable estándar, la transferencia se inicia mediante un instrumento independiente, como una solicitud de transferencia bancaria, orden de pago, solicitud de transferencia bancaria o instrucción de transferencia online. El remittance slip comunica principalmente los detalles del pago para fines de conciliación, contabilidad, auditoría y soporte al cliente.

Los remittance slips se utilizan ampliamente en la facturación empresarial, pagos internacionales, transferencias de matrícula y alquiler, y depósitos en fiat, cuando es necesario asociar con precisión los fondos entrantes con facturas, cuentas o usuarios de la plataforma.

¿Qué información clave contiene un remittance slip?

Un remittance slip incluye información estructurada que permite al receptor o al sistema receptor identificar el origen y el propósito de un pago y aplicarlo correctamente.

La información del remitente suele incluir el nombre del pagador y la referencia de la cuenta de origen. La información del receptor normalmente incluye el nombre del beneficiario, además de identificadores como número de cuenta o IBAN y los datos del banco receptor cuando corresponda. La información del pago incluye el importe, la divisa, la fecha de pago y el motivo especificado, como un número de factura, referencia de matrícula o identificador de depósito en la plataforma.

En contextos internacionales, los remittance slips pueden hacer referencia a identificadores bancarios como códigos SWIFT o IBAN para aclarar qué cuentas han intervenido. Estos identificadores facilitan la identificación y conciliación, pero no canalizan ni ejecutan el pago. Muchos sistemas dependen en gran medida de un número de referencia o campo de mensaje, que actúa como clave principal de conciliación para la asociación automática.

¿Cómo se utilizan los remittance slips durante las transferencias bancarias?

Los remittance slips no mueven fondos a través del sistema bancario. Se utilizan junto con las transferencias bancarias para facilitar la conciliación y el registro contable.

Tras iniciar un pago mediante una instrucción de transferencia bancaria o solicitud de transferencia, el remittance slip puede generarse automáticamente o compartirse manualmente con el receptor. Los equipos de contabilidad, plataformas o bancos receptores utilizan los detalles del remittance slip para asociar los fondos entrantes con la factura, cliente o apunte contable interno correspondiente.

En transferencias internacionales coordinadas a través de SWIFT, los mensajes de pago coordinan las instrucciones de pago interbancarias, mientras que la liquidación se produce a través de cuentas corresponsales bancarias y acuerdos de compensación. La información de remittance puede incluirse en campos de mensaje o enviarse por separado como remittance advice para facilitar la conciliación posterior al pago.

¿En qué se diferencia un remittance slip de las transferencias en blockchain?

En la banca tradicional, los remittance slips son documentos off chain utilizados para la conciliación. En los sistemas blockchain, la propia transferencia queda registrada on chain.

En los sistemas blockchain, la transferencia queda registrada on chain y algunas redes admiten metadatos opcionales, como el campo memo. Sin embargo, gran parte del contexto de pago, como números de factura o identificadores de cliente, suele gestionarse off chain. Esto difiere fundamentalmente de los remittance slips, que existen específicamente para comunicar el contexto del pago.

¿Cómo se rellena un remittance slip?

Rellenar un remittance slip de forma precisa ayuda a garantizar que el receptor pueda identificar y aplicar el pago sin demoras.

Paso 1: confirma los detalles del pago. Verifica el importe, la divisa y la fecha del pago ya iniciado.

Paso 2: introduce la información del remitente. Utiliza el mismo nombre y referencia de cuenta que en la transferencia original.

Paso 3: especifica el motivo del pago. Incluye números de factura, referencias de matrícula, IDs de cliente o notas internas de pago.

Paso 4: añade números de referencia. Para depósitos en plataformas como exchanges, este campo es fundamental para la conciliación automática.

Paso 5: conserva la confirmación. Guarda una copia del remittance slip o del advice electrónico para auditoría y resolución de disputas.

Ejemplos de remittance slips

Pago de factura. Una empresa envía una transferencia bancaria y facilita un remittance advice con los números de factura INV 1042 e INV 1043 para que el proveedor pueda cerrar las cuentas a cobrar.

Pago de matrícula. Un progenitor transfiere fondos internacionalmente e incluye el ID del estudiante y la referencia del semestre en el remittance slip para asegurar que la institución lo acredite correctamente.

Depósito en exchange en fiat. Un usuario deposita fondos mediante transferencia bancaria e incluye el número de referencia proporcionado por la plataforma para que el saldo se acredite automáticamente.

¿Cuáles son las tarifas y plazos de liquidación habituales de los remittance slips internacionales?

Los remittance slips en sí no determinan tarifas ni plazos de liquidación. Estos dependen exclusivamente del método de pago utilizado.

La información de remittance incompleta o incorrecta puede retrasar la conciliación tras la llegada de los fondos, incluso cuando la liquidación se ha realizado correctamente.

¿Qué función cumple un remittance slip al depositar o retirar en Gate?

En los depósitos en fiat en Gate, el remittance slip actúa como información de conciliación, no como autorización de pago.

Tras iniciar una transferencia bancaria, Gate proporciona un número de referencia único. Cuando llegan los fondos, la información de remittance se utiliza para asociar el pago con la cuenta de usuario correspondiente. Unos datos de remittance precisos facilitan la acreditación inmediata y pueden servir para el registro contable y controles de cumplimiento cuando sea necesario.

¿Cuáles son los riesgos y errores más comunes con los remittance slips?

Los riesgos más habituales implican retrasos en la conciliación, no fallos en las transferencias. Referencias incorrectas, nombres no coincidentes o motivos de pago poco claros pueden impedir que los fondos se apliquen rápidamente.

Descripciones vagas o inconsistentes pueden activar revisiones de prevención de blanqueo de capitales incluso si el pago subyacente es legítimo. Las mejores prácticas incluyen nombres consistentes, referencias precisas y conservación de documentos de respaldo.

Remittance slip vs wire transfer form vs payment order

¿Cuáles son los puntos clave sobre los remittance slips?

Un remittance slip no es una instrucción de pago. Es documentación de soporte de la transacción utilizada para explicar, conciliar y registrar un pago ya iniciado. Una información de remittance precisa reduce retrasos en la conciliación, contribuye a la exactitud contable y mejora la claridad operativa. Confundir los remittance slips con órdenes de pago o solicitudes de transferencia puede generar errores en el procesamiento y la contabilidad.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia fundamental entre un remittance slip y una transferencia?

Una transferencia mueve dinero. Un remittance slip explica la transferencia una vez realizada.

¿Cómo se verifica la autenticidad de un remittance slip?

La verificación consiste en comparar los datos del remittance slip con los registros de transacciones bancarias, números de referencia, fechas e importes usando registros oficiales del banco o la plataforma.

¿Por qué Gate exige un remittance slip para los depósitos bancarios?

Gate utiliza la información de remittance para asociar los fondos entrantes con las cuentas de usuario y mantener registros de transacciones precisos. No autoriza ni ejecuta la transferencia.

¿Cuál es la diferencia entre un remittance slip nacional y uno internacional?

La finalidad es la misma. Los remittance slips internacionales suelen incluir más identificadores debido a la complejidad transfronteriza, pero ninguno de los dos inicia el pago.

Si pierdes tu remittance slip, ¿puedes demostrar que los fondos se acreditaron?

Sí. Los extractos bancarios, historiales de transacciones y confirmaciones de la plataforma pueden servir como prueba incluso sin el remittance slip original.